PRIVACY PROTOCOL 

Conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Doel van dit protocol is duidelijkheid geven over de verkrijging, het gebruik, de bewaring en de vernietiging van persoonsgegevens van opdrachtgever (meestal bruidsparen) en hun familie en vrienden (meestal getuigen).

Waar gesproken wordt over huwelijksvoltrekking wordt ook partnerschapsregistratie of ceremoniële verbinding bedoeld. 

Artikel 1 Verkrijgen van gegevens

Persoonsgegevens en contactgegevens worden verkregen via de gemeente, de opdrachtgever of via een derde met toestemming van opdrachtgever.

Artikel 2 Gebruik van gegevens

Om een huwelijk te kunnen voltrekken zijn de persoonsgegevens van een opdrachtgever voor verschillende doeleinden noodzakelijk:

1. Bij een wettig huwelijk is de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand hoofdelijk aansprakelijk.Om die reden is het belangrijk om een identiteit te kunnen vaststellen. Hiervoor is het controleren van een identiteitsbewijs voldoende en worden geen kopieën gemaakt, gevraagd of opgeslagen.

2. Als zelfstandig trouwambtenaar/ceremoniespreker is het verplicht een boekhouding bij te houden. Om een factuur te kunnen sturen zijn naam en adresgegevens nodig. De boekhouding dient vijf jaar te worden bewaard. 

3. Om te kunnen corresponderen met de opdrachtgever is het van belang e-mailadressen en telefoonnummers op te slaan. Nadat de huwelijksvoltrekking is gedaan en deze is nabesproken, worden deze contactgegevens vernietigd of verwijderd.

4. Indien op verzoek van de opdrachtgever ook contact wordt gezocht met familie of vrienden worden deze gegevens na de huwelijksvoltrekking vernietigd of verwijderd.

5. De persoonlijke informatie van het bruidspaar wordt verwerkt tot een speech. Deze speech wordt na de huwelijksvoltrekking vernietigd en de digitale versie wordt geanonimiseerd opgeslagen. Dit houdt in dat persoonsgegevens worden verwijderd alvorens de speech wordt opgeslagen en aantekeningen worden vernietigd.

Conform de AVG mogen geen gegevens worden opgeslagen die niet noodzakelijk zijn. Voor de voltrekking van het huwelijk zijn slechts naamgegevens noodzakelijk. Verdere persoonsgegevens staan op de akte vermeld welke via de gemeente wordt verkregen. Deze akte wordt opgeslagen in d registers van de burgerlijke stand. Indien voor een ceremoniële verbintenis een certificaat wordt genaakt, bepaalt het bruidspaar zelf welke gegevens zijn hiervoor verstrekken. Deze gegevens worden direct na de ceremonie verwijderd.

Artikel 3 Bewaren van gegevens

Uitsluitend gegevens die om wettelijke redenen dienen te worden bewaard, worden digitaal opgeslagen. Digitale bestanden kunnen op verschillende manieren worden benaderd. Hiervoor is een goede beveiliging van de computer, tablet en mobiele telefoon middels een viruscan en wachtwoordbeveiliging een vereiste. Dit betekent dat de virusscan altijd up-to-date dient te zijn en een wachtwoord regelmatig, minimaal jaarlijks, dient te worden gewijzigd.

Artikel 4 Vernietiging van de gegevens

Indien gegevens op papier staan, worden dee, zodra gebruik hiervan niet meer noodzakelijk is, vernietigd. Hiervoor wordt een papiervernietiger gebruikt. Documenten die digitaal verkregen zijn, worden, zodra gebruik hiervan niet meer noodzakelijk is, gewist. Dit houdt in dat zowel bestandsmappen en e-mails op de computer, tablet, telefoon of in de cloud zorgvuldig moeten worden gecontroleerd. 

Artikel 5 Informatie, inzage en correctie

Een opdrachtgever heeft ten alle tijden recht op informatie. inzage en correctie van de gegevens die zij heeft verstrekt. 

Artikel 6 In geval van datalek

Indien gegevens onbevoegd in handen van derden zijn gekomen, zal hiervan, direct bij het constateren hiervan, melding worden genaakt bij de persoon of personen wie dit betreft en bij de autoriteit persoonsgegevens.

Artikel 7 Website



Rhenoy,  20 mei 2018

Anouk Schröder-Vreeswijk | Lingedijk 52 | 4152 EB | Rhenoy | 06‐57326835|

info@ceremonie-in-stijl.nl

KvK 58190600| Rabobank NL 18 RABO 01152438 79 ten name van Ceremonie in Stijl te Rhenoy

 

Anouk Schröder-Vreeswijk | Lingedijk 52 | 4152 EB | Rhenoy | 06‐57326835| info@ceremonie-in-stijl.nl